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総務の仕事内容とは?どのような資格があると便利?

公開日:2019/07/15  最終更新日:2019/06/28

どの会社でもある総務ですが、仕事内容は多岐に渡り何でも屋のイメージがあるでしょう。

実際に社内にある多くの部署の中でも明確な目的が見えにくい部署ではあります。

しかしどの会社でもあると言うことは重要な部署であると言えるでしょう。

本質を知ることでやりがいのある仕事内容とわかるでしょう。

 

仕事内容は他の部署がおこなわない不可欠な業務

多くの方がイメージしている様な何でも屋という業務内容に間違いはありません。総務がおこなう業務内容は、その他の部署が担わないが会社運営に必要不可欠な業務の全てです。

会社の規模によって他の専門部署がある場合もありますが、代表的な仕事内容に管理関係があります。この管理関係の仕事内容も非常に範囲が広く、社員の健康やリスクマネジメントから備品や消耗品の管理まであります。会社のイベント業務や業務委託しているならその管理まであらゆる調整を担う部署です。文書や固定資産、そして株式管理も当然含むので会社の命を守る存在と言えるでしょう。

業務内容は非常に広いのですが、役割は明確です。まず社内のサービススタッフという役割があり、管理を含む会社の活動が円滑に進む様にすることです。業務を円滑に進めるための存在なので、各部署や社員を繋ぐパイプ役でもあります。社内報やインフラ整備、そして情報の統一化と共に告知活動と社員を1つにまとめる役割も担っています。

実は会社の参謀役のポジションでもあり、経営陣への情報提供やアドバイスをおこない、経営層の意思決定を促す存在です。総務は多くの部署の中でもさまざまな部署と関わり、そして経営陣とも関わっている存在です。会社の中で唯一全てと繋がっている部署と言え、疎遠になりがちな他部署や経営陣と現場を繋いでいます。

この部門の目的は外から見ると見え難いのですが、会社の質向上という明確な目的の基、活動している重要な存在です。そのため経営者視点で仕事をする必要もあり、とてもやりがいのある部署と言えるでしょう。

 

備えておくべき知識や取得すべきもの

総務の仕事内容は非常に広い範囲のですが、オールマイティな存在であることが言えます。社内の他部署との繋がりもあるので、幅広い知識と経営陣と関わるための見識も必要な存在です。そのため、資格と言っても1つだけでは全てをカバーすることはできずスキルアップにと考えてもなかなか選べないと言う方も多いでしょう。そこで数ある中から役立つ資格として、多くの方が推奨しているものもあるので、まずはそこから調べてみると良いでしょう。

この部署に配属されると上司や先輩からアドバイスされるものとして簿記が鉄板と言えます。この部門は会社全体を見る必要があるので、会社の経済活動がわかる簿記の知識は有益です。会社によっては経理も業務内容に含むことや別に部署を設けられていない会社もあります。その場合はお金を扱う必要もありますので、取得しておくことが推奨されています。

簿記の知識は経理やお金に関することだけでなく、他部署とのコミュニケーションの向上にも繋がります。お金のやりとりが理解できるとその部署の役割もより理解することができるからです。他部署とのコミュニケーションはそれぞれ立場がありますので、困難なことも多々あります。役割を理解できるとトラブルを回避する選択もできる様になるので、総務としての役割を全うすることにも繋がります。

そして会社にはつきものである異動や転職する事態になったときでも、簿記を通して得た知識や経験は消滅することなく自分の手に残ります。将来役立つ資格と言えるでしょう。難易度は何級を目指すかで異なりますが、簿記2級で十分と言われているので取得自体はそこまで難しいものではありません。

所得しやすく役立つのは簿記以外にもあり、衛生管理者がこの部門で働く場合に不可欠とも言えます。取得難易度は高くないのですが、風通しの良い気持ちいい職場を作るうえで重要な知識を得ることができます。経営陣の視点も必要なのでビジネスコンサルタントも有益です。

難易度は高く国家資格であり、これを持って仕事に就いている人のほうが少ない貴重な資格として社労士があります。社労士は会社に必要な社員の衛生管理から労務まで総務職に必要な知識を持っているという証です。取得していることで会社で重宝され、キャリアアップも図れます。同様に中小企業診断士も会社経営を円滑且つレベルアップに導ける存在です。

この2つは取得していると非常に有益ですが、仕事をしながら取得を目指すとなるとあらゆる欲望を我慢して挑む覚悟が必要です。資格を持っているから優秀な存在ではありませんが、あると業務に活かせることは間違いないでしょう。

 

この業務をおこなうことは自分にとってもメリットが多い

総務事務を経験していく内に知らずと自分にとって大きなメリットが生まれています。この仕事をおこなううえで必須の資格というものはありません。あれば重宝されたり自分の仕事をしていくうえで役立つことは間違いないのですが、資格がないとできない部署ではありません。未経験からも業務に就くことができ、他の事務職の仕事内容と重なる部分が非常に多いので他の事務職にも就きやすくなります。

会社の組織形態によりますが、経理や人事、法務など分けられていることも多く、キャリアアップを目指せる位置にいると言えます。何故なら事務職は経験が優遇される職種なので、総務から人事や経理といった自分の希望が叶う可能性が高くなります。他の事務職へと繋がりやすいので、一旦仕事を離れたとしても再び採用されるチャンスが高くなります。

他部署と比較しても退社時間をコントロールしやすいのも事務職のメリットと言えます。パートや派遣社員は当然ですが、正社員でも退社時間はコントロールしやすく、残業はほぼないと言える部署です。趣味や家族の時間も充実させたいと考えている方にとって、ワークライフバランスを調整しやすいメリットがあります。

総務の仕事の性質上、多くの部署の方や役員などと関わる機会は多いです。基本的な社会人としてのマナーやビジネスマナーを自然と身に着けることもできます。会社ではパイプ役として、社外では会社の顔として立ち回ることになるので、意識していなくても自然とスキルアップが図れます。

未経験からでもできる仕事なので、パソコンスキルが最初苦手でもいつか自然にスキルが身についている特徴もあります。業務を通して多くのことを身に着けることができ、その経験は多くのことに活かすこともできるのがこの部署で働く魅力と言えます。

魅力と言えば、仕事をしていくうえで得られるやりがいの大きさも他部署では得られないものがあります。人と人を繋ぐ存在でもあり、会社の運営を円滑にするサポート役でもあります。確かに管理業務など陰から支える地味な仕事も多いですが、それがあるから会社の運営は円滑に進むのです。こうした縁の下の力持ち的な働きができるのもこの部署ならではのやりがいと言えるでしょう。

 

総務と言えば地味な仕事と言うイメージはあるでしょうが、会社運営に不可欠な部署です。役割は非常に多く、会社の何でも屋という存在とも言えますが、その存在がなければ会社運営はうまくいかないでしょう。働きやすい環境であり残業も少なくワークライフバランスが調整しやすい部署でもあります。

この業務に就くことで社会人としての必要な知識が得られ、ビジネスにも活かすことができます。やりがいや働くメリットも多いのですが、特に必要な資格はなく、未経験からも仕事をすることができます。働いている内に必要なスキルは自然と身につくので特に心配はいりません。

事務職なので他の事務職と業務が重なっていることも経験できます。事務職は経験者が優遇されるので、この部門で働いていた経験は、転職や異動などこの先の人生にとって有益な経験となるでしょう。

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