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人事・総務・経理に求められる役割とは?

公開日:2019/11/15  最終更新日:2019/11/05


人事・総務・経理は「バックオフィス」と呼ばれる部門です。業務をフロントオフィスとバックオフィスとに分ける考え方は主に金融機関などで用いられていますが、最近ではもう少し広く使われるようになって来ました。バック、つまり後方から業務を支援する役割を持ちますが、効率性が重視され、管理能力が問われる部隊でもあります。

バックオフィス部門の主な業務と役割を解説

人事・総務・経理などのバックオフィスは企業の屋台骨ともいわれますが、あらゆる業務支援を担い、給与計算など従業員の生活に直結する定期的な業務も多くこなしています。営業や開発製造では目標や評価基準を数値化しやすいのに比べ、バックオフィス部門にはそうした基準を設けにくく、なかなか花形にはなりにくいでしょう。

それでも営業支援や品質管理などの機能がなければ営業活動も推進できませんし、顧客満足度の向上も図ることはできません。見えないところで会社の業績を最大化するため、必要不可欠な業務をおこなうのがバックオフィスです。目立たないかもしれませんが、企業を支える基盤であることは間違いありません。

それでは人事・総務・経理、それぞれの具体的な役割についてまとめてみましょう。まず人事部門ですが、人事部門は企業の重要な経営資源である「人」に関するすべての業務を担当する部署です。いかに優秀な企業でも、動かす人がいなければ何もできません。主な業務には新卒採用や中途採用などの採用業務、昇進や退職など人事異動手続きなどのほか、給与計算などを含めた労務管理があります。

また、人事評価制度を策定したり、従業員の育成や教育のために研修を実施したりと幅広い業務を担当します。特に近年企業のグローバル化が進み、全世界共通の人事評価制度の採用など高度な専門知識が必要とされつつある状況です。企業の改革や再構築が必要とされる流れの中で、さまざまな経験や知識、資格が必要とされる部署と言えるでしょう。

次に総務部門について解説します。総務は法務部門と一緒に動くことも多い部署ですが、企業の備品管理や建物管理のほか、福利厚生や個人情報の保護など非常に幅の広い業務を担当する部署です。地域交流やイベントの運営なども担ったり、防災に関する対策や訓練などを担ったりもする、企業の総合部門と言えます。

法務と一緒に動くことが多いのは、商取引に関するあらゆる書類や契約書の作成なども担うためです。労働環境問題や労災問題など、企業にまつわるトラブル対応や知的財産権関連の対応などもおこなうため、非常に難しい役割を担う部署です。

近年特に政府が働き方改革を唱えている関係上、経営的視点で現場調整をおこなう必要にも迫られています。経営陣と従業員との間に立ち、バランスを取りながら企業を運営する非常に重要な役割を担う部署です。

そして最後に経理部門です。経理と一言で言っても、具体的には経理業務と会計業務、財務業務という3種類の業務があります。企業にとって非常に重要な経営資源である「金」に関するあらゆる業務をおこない、適切に管理するバックオフィスです。

決算表や財務諸表、賃借対照表などの重要書類を作成したり、経営資金を調達して予算編成をおこなったり、世界規模で金融情報を収集分析したりする重要な役割を担います。何より会計業務で重要なのは決算期に業績報告をおこなうことで、特に上場企業であれば株価や株式市場に直結する企業信用を左右する重責を担う職務です。社外取締役や監査役のもと適切に会計報告書を作成する義務があり、専門知識や資格がなければ勤まらない業務と言えるでしょう。

また、経理は情報システム部門とも連携して動くことが非常に多くなりました。IT技術の進化により、企業のあらゆる部署が業務効率化のため専用システムを利用する時代になりましたが、中でも一番密接に関係するのが経理部門だからです。非常に作業手間がかかるうえにミスが許されない経費処理が、ITシステムによって劇的に効率化されるようになったのは実に喜ばしいことです。業務改善や働き方改革において、まさに経理部署と情報システム部署との連携は、企業に欠かせない要素となっています。

いずれも経営を支える基盤となる部署

バックオフィスは、一般的にはサポート部署というイメージが強いでしょう。とても有名な企業に対して、「あの会社は開発力がすごい」「営業力が素晴らしい」と評されても、「経理が優秀だ」とはなかなか聞くことはありません。ただバックオフィスは、どれひとつ欠けても企業が経済活動をおこなうための基盤を構築できませんし、安定した運営をおこなうことはできません。

社会的信用を得るためには、目に見えない土台がしっかりしていることが大前提と言えます。特に現代はコンプライアンスの徹底が叫ばれる時代ですから、バックオフィスはすでにフロントオフィス同様に重要視される状況になりつつあるでしょう。フロントオフィスが業務に全力で邁進するためにも、欠かせない存在と言えます。

先ほど情報システム部署にも触れましたが、こうした部署のグループに、広報や経営企画など専門特化した部署が置かれる場合もあります。また、それぞれの部署をどのような組織構成にするかも企業によって多種多様で、組織図を見るとそれぞれの位置づけがまったく異なるケースも少なくありません。

一概に言えませんが、総合的に管理する部署を設け、その部署の傘下に収められる場合もありますし、それぞれの部署が別々に独立している場合もあります。逆に、人事部と総務部を一緒にして人事総務部という名称になっていたり、同じ部署の中で人事担当、経理担当などの担当制になっていたりする場合もあります。

いずれにしてもすべきことはほぼ変わりませんので、組織規模によっては一人の担当やひとつの部署がいくつかの役目を兼任することはあっても、必要とされる業務が減ることはありません。定期的な業務がメインとなり、労働時間以外に生産性を測りにくいのが難点ですが、いずれも専門知識と経験が求められますので、安易なジョブローテーションはおすすめできません。

例え経理部門の中であっても、経理や財務、会計などの業務を繰り返してもスペシャリストは育成できませんので、より生産性を上げるための専門家の育成に注力すべきでしょう。

バックオフィスこそスペシャリスト集団であるべき

これからの企業で必要とされるバックオフィスの形は、専門の業務知識と経験を持つ、スペシャリスト集団です。バックオフィスで日々おこなわれる業務は単なる作業ではなく、専門業務であることをまず理解する必要があるでしょう。

人事・総務・経理、それぞれに求められる資格があるように、専門性の高い業務を効率的に処理できる人材が必要です。当然そうした業務をフロントオフィスの従業員が兼任することは不可能ですので、バックオフィスをスペシャリスト集団にすることで企業の底力を上げることが重要です。

また、バックオフィスを勤める以上、経営的な視点を持つことも忘れてはいけません。バックオフィスが見るべきは会社全体です。フロントオフィス部門では自部門の利益を最大にすることに注力するのが正解ですが、バックオフィスは全社的な情報を集め、企業がどこへ進むかを考えるのが仕事です。

部署を横断的に見たうえで適材適所に人材を置き、予算を配分し、働きを公正に評価する必要があります。そのための制度の策定や提案、新しいシステムの導入などバックオフィスだからこそできる仕事をしなければなりません。また、企業が社会から愛されることも業績アップにはとても重要です。信頼される企業であるために、地域交流やイベントへの参加、社員の教育などをおこない、理想の形に導くのもまたバックオフィスの仕事と言えるのです。

 

人事・総務・経理はバックオフィスと呼ばれ、企業の屋台骨を支える非常に重要な役割を果たす部署です。それぞれに業務に違いあり、その中でもさらに細分化され、幅広い業務を日々実行するスペシャリスト集団と言えるでしょう。華々しい存在ではありませんが、どれひとつ取っても企業が成り立たない重要な部門です。バックオフィスを勤める以上、必要な専門資格や経験を身につけ、企業の業績を根幹から支える人材となる必要があります。

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